Obchodní korespondence: Jak napsat úřední dopis a formální e-mail

Adéla Ozomová

Publikováno 28. Března 2022

Obsah

Některé životní situace s sebou mohou přinést novinky jako například sepsání obchodnítho dopisu. Dnes se píše častěji formální e-mail, ale pravidla, jak napsat dopis jsou podobná. Úřední dopis je například motivační dopis na vysokou školu nebo žádost o práci spolu s motivačním dopisem. Na internetu je k nalezení spousta výsledků pod heslem ,,formální dopis vzor“, přesto je dobré mít alespoň základy, jak by měl vypadat formální dopis a obecně vědět, jak napsat dopis.

Co patří do obchodní korespondence?

Obchodní korespondence může mít oznamovací charakter, poptávací, upomínací nebo potvrzovací. Formální dopis, jako obchodní komunikace, může být zaslán také jako poděkování za provedení určité práce nebo ke zvláštním příležitostem (životní jubileum či povýšení některého pracovníka). Jak napsat dopis správně a vhodně není nic složitého, stačí dodržet určitá pravidla.

Obchodní dopis může být například poptávka, nabídka, faktura, reklamace či upomínka. Další dělení obchodní korespondence je podle způsobu vyhotovení. Zde najdeme běžné obchodní dopisy a formuláře, tedy částečně předtištěné tiskopisy.

Posledním typem komunikace je úřední dopis. Název napovídá, že je adresován úřadům. V dalších případech se může jednat o žádost, petici, stížnost nebo pochvalu a také o motivační dopis při žádosti o práci. Formální dopis nebo formální e-mail, adresovaný úřadům, by rozhodně měl být napsaný správným způsobem, bez gramatických chyb a se všemi potřebnými náležitostmi. Někdy může jako inspirace pomoci formální e-mail vzor.

Jak napsat dopis správným způsobem

Jak napsat dopis úřadům či autoritám není žádná věda, když pisatel ví, čeho se držet a čeho se naopak vyvarovat. Při hledání hesla ,,formální e-mail vzor“ na internetu se sice ukáže několik výsledků, je důležité nezapomenout na selský rozum. Vzory se často mění, některé jsou zastaralé a přesné opisování z nich může mít za následek neúspěch.

Formální dopis vzor v obecné rovině by měl být v první řadě zdvořilý, měl by být sepsaný gramaticky správně. Naopak je více než vhodné vyvarovat se hovorovým nespisovným výrazům a vulgaritám. Formální dopis by měl mít i estetickou formu, jednoduše by měl nějak vypadat. Není proto dobré sepisovat ho jako celek, bez rozdělení do odstavců, bez zarovnání textu (nejlépe vlevo) apod.

Tip: Pokud například po odeslání formálního dopisu zvoní telefon a ukazuje se pro nás neznámé číslo, nemusíme ho hned zvedat, pokud máme podezření, že jde o podvodný telefonát nebo marketingovou nabídku. Najít neznámé číslo je možné pomocí webových stránek, které obsahují databáze čísel.

Úřední dopis a jeho náležitosti

Úřední dopis a obchodní dopis musí obsahovat oslovení. Oslovení v dopise se používá i v případě, když neznáme osobu, která tento dopis obdrží. Stále nejčastěji používané oslovení v dopisech je ,,Vážení. Když pisatel zná příjemce, může použít například oslovení ,,Vážená paní starostko“ nebo ,,Vážený pane Nováku“. Jméno adresáta je někdy snadné vyhledat na internetu a použít ho do oslovení v dopise. Působí to více osobně a dá se skvěle využít u motivačního dopisu.

Motivační dopis na vysokou školu si žádá speciální oslovení v dopise. Při oslovení vysokoškolských učitelů nesprávným titulem může dojít nejen k trapasu, ale dokonce k odmítnutí. Někteří učitelé na vysokých školách se mohou kvůli nesprávnému oslovení urazit a motivační dopis ani nedočtou do konce. Oslovení ,,Vážený pane profesore“ by bylo vhodné spíše na střední školu. Na vysoké škole toto oslovení využívá jen málokdo. Pravidlo je oslovit danou osobu jedním nejvyšším titulem nebo hodností (například MBA titulem). Ještě lepší je ověřit si titul nebo hodnost konkrétní osoby. Správným oslovením se mimo jiné vyjadřuje úcta k učiteli na vysoké škole či univerzitě.

Co by měl obsahovat formální dopis

Úřední dopis, formální e-mail nebo obchodní dopis – všechny by měly obsahovat nezbytné části, do kterých patří:

Adresa pisatele

Píše se v hlavičce dopisu do pravého rohu. Uvádí se jméno, příjmení a adresa. Sdělit telefonní číslo nebo e-mailovou adresu není nutné. Napsat kontakt je zcela na pisateli.

Adresa příjemce

Uvádí se do levého rohu hlavičky dopisu. Adresa je buď konkrétní osoby, anebo celého úřadu, společnosti, vysoké školy atd.

Účel dopisu

Podle nových náležitostí se jde rovnou k věci. Můžeme uvést například ,,Petice proti množírnám psů“. Účel dopisu ve tvaru ,,Věc: Petice“ se již nepoužívá.

Oslovení v dopise

Oslovení se píše v 5. pádu. Nejlepší varianta je oslovovat konkrétního člověka titulem, jménem. Má-li příjemce například MBA titul, neoslovujeme. Pokud není znám příjemce dopisu, použije se obecné ,,Vážení“.

Text dopisu

Pod oslovením se dělá mezera jeden řádek. Text formálního dopisu by měl být stručný a jasný. Text se zarovnává vlevo do bloku a rozdělují ho odstavce.

Přílohy

Obsahuje-li formální e-mail přílohy, sdělí se to příjemci pod textem e-mailu. Udělá se mezera jeden řádek a zde bude zpráva o přílohách. Oznamuje se sem také skutečnost o poslání kopie e-mailu jiné osobě.

Datum

Datum a místo odeslání dopisu by nemělo chybět. Název místa se píše v 1. pádě (,,Karlovy Vary, 28. 3. 2022“).

Pozdrav a podpis

Pozdrav s podpisem se zarovnává vpravo. Mezi pozdravem a podpisem se nepíše čárka. Pozdrav i podpis jsou na samostatném řádku pod sebou.

Je nějaká univerzální rada, jak se píše formální dopis a e-mail? Ano, je. A není jedna. Důležité je použít všechny náležitosti formálního dopisu, které jsou sepsané výše. Pokud si pisatel neví rady s tím, jestli napsat ,,i“ nebo ,,y“ nebo pokud se mu v textu opakuje 3× za sebou stejné slovo, může použít třeba internetovou jazykovou příručku nebo webové stránky nechybujte.cz, kde najde vhodná synonyma a mnoho dalších tipů. Podstatné je i rozlišovat spojovník od pomlčky, písmeno x od znaménka × (krát) apod.